Work smarter not harder: 15 Tipps zur Prozessoptimierung für Deinen Arbeitsalltag

Work Smarter not Harder: Eine Kugel lässt sich leichter schieben als ein Würfel

Die Meinungen zum Motto „Work smarter not harder“ gehen weit auseinander. Einige sehen es als gefährlich und irreführend an, anderen hilft es, effizienter zu arbeiten. Am wichtigsten ist wohl jedoch, wie wir ein solches Leitmotto verstehen und wie wir damit umgehen. Den einen vermittelt es ein verzerrtes Bild der Realität, den anderen mag es helfen, weniger im Alltagsgeschäft unterzugehen. Es gibt wie bei so vielem nicht nur Schwarz oder Weiß, sondern auch den berühmten Mittelweg.

Warum kompliziert, wenn‘s auch einfach geht?

Der Satz „Work smarter not harder“ wurde um die 1930er Jahre vom Wirtschaftsingenieur Allen F. Morgenstern geprägt. Seither sind fast 100 Jahre vergangen, doch die Idee effizienter zu arbeiten, ist nicht weniger aktuell. Natürlich hat sich die körperlich schwere Arbeit in vielen Bereichen zu mentaler Anstrengung gewandelt. Die zahlreichen Veränderungen, die es im letzten Jahrhundert gab, haben unser Leben und viele Jobs bereits deutlich „vereinfacht“. Trotzdem klingt jedem von uns seit der Schulzeit im Ohr, dass nur wer hart arbeitet, später etwas erreicht. Schneller, besser, höher, weiter. Die Selbstoptimierung bestimmt unser Leben. Wir lassen uns beeindrucken von Influencern, die bei Sonnenaufgang bereits ihr morgendliches Sportprogramm und die Hälfte ihrer To-dos erledigt haben. Wir lassen uns leiten von den Mega-Erfolgen bekannter Unternehmer. Gut ist nie gut genug.

Spiralförmiges Treppenhaus

Doch wer definiert, ob ich hart arbeite? Muss ich 14 Stunden am Tag ohne Pause bis zur völligen Erschöpfung durcharbeiten, um als hart arbeitend zu gelten? Muss ich Überstunden machen und am Wochenende bereitstehen? Und wann ist später? Wann ist der Zeitpunkt, an dem ich mich umblicke und denke „Jetzt habe ich richtig etwas erreicht. Jetzt ist mein Leben erfüllt.“? Sollte ich mich statt ständig in die Zukunft oder die Vergangenheit zu schauen, nicht lieber über das Hier und Jetzt freuen?

Work smart = Arbeite (!) klug

Wir alle haben unterschiedliche Vorstellungen von Arbeit und Erfolg – und das ist gut so. Der eine möchte leben, um zu arbeiten. Der nächste arbeitet lieber, um zu leben und der Dritte sieht nicht ein, warum er überhaupt arbeiten soll.

Bei „Work smart, not hard“ geht es nicht darum, durch bloßes Nichtstun einfach und schnell den großen Erfolg einzufahren und womöglich innerhalb weniger Monate als Faulenzer reich zu werden. Für alle Schnellleser: „Arbeite klug“ beinhaltet das Wort „Arbeit“! Wer denkt, sich bequem zurück lehnen zu können und andere die Arbeit machen zu lassen, weil man vermeintlich schlauer ist, ist auf dem Holzweg. Nein, es geht um kleine Kniffe und Tricks, die uns die tagtägliche Arbeit erleichtern, indem sie Arbeitsabläufe effizienter machen, uns produktiver sein lassen, manche Aufgaben ersparen, das Zeitmanagement verbessern, uns den Stress nehmen und entspannter werden lassen.

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Arbeit bleibt Arbeit und ein Tag hat weiterhin 24 Stunden. Erfolg fliegt den wenigsten einfach zu. Allerdings können wir Aufgaben, die heute im Job untergehen, einfacher schaffen, wenn wir einige Dinge klüger angehen. Der Arbeitstag darf keine Quälerei sein oder auf einem steinigen Weg als Last empfunden werden. Unser Alltag wird ohnehin immer komplexer, z.B. durch prall gefüllte Terminpläne oder steigende Bürokratie. Wer Spaß daran hat, seine beruflichen Ziele zu verfolgen, wird sich automatisch anstrengen, kämpfen, fleißig sein und viel Zeit und Disziplin aufbringen, denn immerhin wird damit einem persönlichen Sinn nachgegangen. Die Frage ist nur, welcher Werkzeuge man sich bedient, um es nicht wie harte Arbeit zu empfinden.

Work smarter not harder: Wie man smarter arbeitet

Entsprechende Techniken gibt es unzählige – zu finden über eine kurze Online-Suche. Deswegen möchten wir hier nicht ausführlich darauf eingehen, sondern lediglich ein paar Ideen liefern:

  1. Morgenroutinen und Feierabend-Rituale etablieren
  2. Arbeitszeiten am eigenen Rhythmus ausrichten (z.B. Schlaftyp Lerche vs. Eule)
  3. Konzentrationstraining (Meditation, etc.)
  4. To-do-Listen kurzhalten
  5. Aufgaben-Blocker im Kalender einstellen (Termine mit einem selbst)
  6. Anfragen / neue Aufgaben erst priorisieren (z.B. mithilfe des Eisenhower-Prinzips), dann abarbeiten oder delegieren
  7. Kommunikationskanäle (E-Mail, Telefon, Chat, Social Media, etc.) in Konzentrationsphasen ausschalten
  8. Unproduktive Meetings verlassen / absagen
  9. Ausreichend Pausen machen und Ruhephasen einhalten
  10. Kein Multi-Tasking, sondern eins nach dem anderen
  11. Hilfreiche Programme und Apps nutzen
  12. Anrufen statt E-Mails schreiben
  13. Perfektionismus (s. Pareto-Prinzip) und Angst vor Fehlern abstellen
  14. Zeitmanagement-Methoden anwenden (z.B. Pomodoro-Technik, Getting Things Done®, etc.)
  15. Nie aufhören zu lernen

SPECTRUM Tipp: Wer mithilfe verschiedenster Methoden versucht hat, den Arbeitsalltag weniger hart zu gestalten und sich nach wie vor in einem Teufelskreis der Routinen und des Abarbeitens wiederfindet, sollte ggf. darüber nachdenken, einen anderen Weg einzuschlagen. Allerdings helfen ständige Jobwechsel nicht gegen notorische Unzufriedenheit. Kein Unternehmen ist perfekt. Es wird immer etwas geben, das keinen Spaß macht. Also lieber erst einmal der genauen Ursache auf den Grund gehen und dann entscheiden. Entschlossenen helfen wir gerne beim Berufseinstieg oder der Umorientierung.

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