Nicht zuletzt durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie werden digitale Gesprächstermine und Online-Konferenzen immer häufiger dem analogen Face-to-Face Gespräch oder Präsenzterminen mit mehreren Personen vorgezogen. Obwohl man bei Online-Meetings und -Konferenzen meist nicht mit den Beteiligten im selben Raum ist, gelten auch hier gewisse Verhaltensregeln. Worauf Du bei Videokonferenzen besonders achten solltest, um nicht negativ aufzufallen und was Du tun kannst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen, zeigen wir Dir heute.
Die Don’ts in Videokonferenzen
- Der falsche Ort: Den Ort, von dem aus Du an einer Videokonferenz teilnimmst, solltest Du mit Bedacht auswählen. Wichtig bei der Auswahl ist eine möglichst geräuscharme Umgebung ohne Straßentrubel, lärmende Familienmitglieder oder gar Musik im Hintergrund. Auch starker Lichteinfall kann ablenken und stören und sollte deshalb möglichst vermieden werden.
- Mangelhafte Technik: Rauschende Mikrofone und ein wackeliges Bild nerven Deine Gesprächspartner und machen einen unprofessionellen Eindruck. Das heißt aber nicht, dass Du eine High-End Ausrüstung für Deine Online Videokonferenzen brauchst. Achte einfach auf eine funktionsfähige und solide Technik, um Dir und Deinen Gesprächspartnern eine reibungslose Konversation zu ermöglichen.
- Klingelndes Handy: Wer kennt das nicht: Man sitzt in einem spannenden Vortrag, möchte diesem aufmerksam lauschen und ständig kommt es wegen klingelnden Handys aus dem Plenum zu Unterbrechungen. Oder schlimmer noch: Man hält selbst einen Vortrag und wird ständig vom Handygebimmel abgelenkt – das nervt gewaltig! Dies gilt natürlich auch für Konferenzen und Meetings, egal ob analog oder digital. Achte deshalb bitte immer darauf, dass Dein Handy lautlos ist, bevor Du an einer Videokonferenz oder einem Online-Meeting teilnimmst.
SPECTRUM Insight: An Verhaltensregeln wie diese haben sich auch die SPECTRUM Mitarbeiter während der Corona-Einschränkungen gewöhnen müssen. Doch egal ob es um die Verlagerung von wöchentlichen Meetings oder von Schulungen in die digitale Umgebung ging, alle haben sich in kürzester Zeit eingefunden. Unsere Trainees haben sogar richtig Gefallen daran gefunden, ihr Traineeprogramm auf moderne Art zu durchlaufen.
- Sprechende Gadgets: Ähnlich nervig wie klingelnde Handys sind sprechende Gadgets wie Alexa, Google Assistent und Co., wenn sie mitten im Gespräch plötzlich losplappern. Sorge also bitte dafür, dass solche Geräte in Deiner Reichweite während der Videokonferenz ausgeschaltet sind und das Gespräch nicht unnötig unterbrechen können.
- Multitasking Fail: Schnell noch eine Email schreiben, Instagram checken oder nebenbei einen Blogartikel lesen? Besser Du lässt das sein. Auch wenn Deine Multitasking-Skills in puncto Unauffälligkeit nicht zu übertreffen sind, kann dieses Verhalten schnell zu unangenehmen Situationen führen. Solltest Du beispielsweise plötzlich gefragt sein und kannst dann nicht Antworten, weil Dir entgangen ist worum es eigentlich gerade geht, wird es schnell peinlich.
- Notizen machen: Notizen zu machen, um die Informationen aus der Videokonferenz auch darüber hinaus noch weiterverarbeiten zu können, ist absolut empfehlenswert. Achte aber bitte darauf, dass Deine Tastatur entweder geräuschlos ist oder, falls nicht, Du Deine Notizen handschriftlich verfasst. Tippgeräusche im Hintergrund haben ein hohes Nerv-Potenzial, vor allem wenn sie von mehreren Gesprächsteilnehmern gleichzeitig kommen.
SPECTRUM Tipp: Hier hilft es auch, das eigene Mikrofon stumm zu schalten. So werden die Tippgeräusche nicht übertragen.
Die Dos in Videokonferenzen
Da Du nun weißt, was Du in Videokonferenzen besser vermeiden solltest, kommen im Folgenden noch ein paar Tipps wie Du die Online-Meeting-Erfahrung für Dich und alle anderen Teilnehmer verbessern kannst.
- Die richtige Vorbereitung: Grundsätzlich gilt: Du solltest jede Videokonferenz bzw. jedes Online-Meeting genauso vorbereiten wie Du es bei einem Face-to-Face Aufeinandertreffen auch tun würdest. Was bei einer Videokonferenz dazukommt, ist ein Funktionscheck der Technik. Versichere Dich vor dem Eintritt in das Meeting oder in die Konferenz, dass alles was Du benötigst (Kamera, Mikrofon, Software, Internetverbindung, etc.) auch funktioniert wie es soll, damit Du entspannt am Gespräch teilnehmen kannst.
- Die Pünktlichkeit: Dein Anspruch sollte, egal ob im beruflichen Kontext oder im Studium, immer sein, dass Du pünktlich bist. Für Videokonferenzen gilt das besonders – vor allem wenn beispielsweise eine neue Software eingesetzt wird, mit der Du Dich erst einmal auseinandersetzen musst. Aber auch wenn Dir andere Probleme technischer Natur den Beitritt erschweren, wirst Du Dich darüber freuen, mehr Vorlaufzeit eingeplant zu haben, um diese Probleme rechtzeitig zu beseitigen.
- Zimmer abschließen: Wenn Du von Zuhause aus an Videokonferenzen teilnimmst und auf Nummer sicher gehen willst, dass Du ungestört bist, solltest Du das Zimmer ggf. abschließen. Damit kannst Du sicherstellen, dass Du nicht von hereinplatzenden Eltern, Partnern oder Mitbewohnern gestört wirst.
- Headset: Der Einsatz eines Headsets bei einer Videokonferenz macht die Teilnahme für Dich und alle anderen Teilnehmer viel angenehmer. Umgebungsgeräusche werden besser herausgefiltert als von eingebauter Hardware. So kann man Dich besser verstehen und Du hörst Dich nicht selbst.
- Auf Mute schalten: Schalte Dein Mikrofon stumm, wenn Du nicht sprichst und gerade nur zuhörst. Dadurch vermeidest Du, dass nervige Atemgeräusche oder das Klingeln des Paketboten die Videokonferenz unnötig stören.
- Deutliche Aussprache: Speziell bei größeren Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern solltest Du Dich vor einer Äußerung vergewissern, ob Dich auch jeder gut verstehen kann. Bei vielen Teilnehmern aus anderen Ländern solltest Du zusätzlich auf eine deutliche Aussprache achten.
- Blickkontakt: Genau wie bei einem Face-to-Face Gespräch solltest Du darauf achten, Deinen Gesprächspartnern in die Augen zu sehen bzw. im Fall einer Videokonferenz in die Kamera. Dadurch wirkst Du aufmerksamer und kommunikativer.
- Desktop aufräumen: Musst Du bei Videokonferenzen öfters mal Deinen Desktop teilen, solltest Du darauf achten, dass Du diesen im Vorfeld aufräumst und alle Dateien, die Du für die Videokonferenz benötigst, schnell findest.
Weiter spannende Artikel für Dich:
Videochat/Videokonferenz – Welches Tool ist die richtige Wahl? 19 Lösungen
Vorstellungsgespräch per Videochat – So wird Dein Videointerview ein voller Erfolg
Jeden Tag eine neue Quest – 3 spielerische Produktivitäts-App
Google Suche: 5 Tipps vom Google-Profi
Wir machen aus Talenten Experten.
Bildnachweise für diesen Beitrag: 264726773 © fizkes – stock.adobe.com 344986467 © Kateryna – stock.adobe.com 355741450 © nenetus – stock.adobe.com 367913726 © Chaay_tee – stock.adobe.com
