Time-to-Hire: Bewerbungsprozesse schlanker gestalten

Nahaufnahme einer schlichten Wanduhr in einem Büro.

Die Anzahl der offenen IT-Positionen wächst stetig an. Mit ​82.000 ​Vakanzen errechnete Bitcom für 2018 einen Höchstwert, der allen Prognosen nach 2019 noch übertroffen wird. Dies stellt Recruiting-Abteilungen vor neue Herausforderungen, da die wenigen Bewerber höchst gefragt sind und nicht selten der Schnellere den Kampf um den Experten gewinnt. Durch den Blick auf die „Time-to-Hire“ können Recruitingabteilungen ihre Prozesse optimieren und dem Bewerber Wartezeiten ersparen.

Controlling für das Recruiting

Unter Time-to-Hire wird die Zeit von der Bewerbung des Kandidaten bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, nach einzelnen Definitionen auch bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters, bezeichnet. Neben dieser Zahl sollte für ein erfolgreiches Recruiting-Controlling auch die “Time-to-Interview” (Dauer von der Stellenfreigabe bis zum ersten Vorstellungsgespräch) sowie die “Time-to-Fill” (Gesamte Lebensdauer der Vakanz) erhoben werden.

Die Höhe der Time-to-Hire variiert sehr stark, je nach Branche, Jobrolle und Anforderungen an den Bewerber. Fast sämtliche Jobportale veröffentlichen hierzu die Ergebnisse von Umfragen, deren Zeiträume von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten reichen. ​Xing veröffentlichte 2018 eine eigene Studie, der zufolge drei von vier Personalleitern angeben, dass die Time-to-Hire spürbar gestiegen ist. Insbesondere Führungskräfte erfordern einen Suchaufwand von drei bis sechs Monaten. Dies verursacht nicht nur Kosten für das Unternehmen​, sondern erhöht zudem das Risiko, dass umkämpfte Experten die Konkurrenz bevorzugen.

Zwei Geschätfsleute machen tau ziehen im Businessumfeld.

Schlanker Recruiting-Prozess

Sobald sich ein gefragter Experte beim Unternehmen bewirbt, muss dieser schnellstmöglich eine Rückmeldung erhalten. Die Dauer der Sichtung der Unterlagen, gegebenenfalls der Absprache mit dem Fachbereich und der Kontaktaufnahme mit dem Kandidaten sollte nie länger als 48 Stunden dauern. Auch die zeitliche Differenz zwischen Erstkontakt und dem persönlichen Gespräch vor Ort oder per Video-/Telefonkonferenz sollte nur wenige Tage betragen. Dies zeugt von einem ernst gemeinten Interesse des Unternehmens für den Bewerber. Urlaubszeiten oder Geschäftsfahrten der eigenen Fachverantwortlichen dürfen dabei keinen Einfluss auf die Time-to-Hire haben. Der gesuchte Experte wartet nicht auf den Verantwortlichen, sofern er noch weitere offene Bewerbungen hat. Unternehmen müssen sich fragen, welche weiteren Personen aus der gleichen Abteilung zur fachlichen Einschätzung befähigt sind. Die Abhängigkeit vom Terminkalender eines Einzelnen ist in Zeiten agiler Prozesse und des Fachkräftemangels definitiv überholt.

Kurze Rückmeldezeiten und schnelle Entscheidungen

Auch der weitere Prozess sollte so kurz wie möglich gehalten werden. Mehr als zwei Gespräche sollten nie durchgeführt werden. Hierdurch fühlt sich der Bewerber wenig wertgeschätzt und das Unternehmen deutet Entscheidungsschwierigkeiten an. Weiterhin sollten Feedback-Zeiten nach den Gesprächen von kurzer Dauer sein. Die klassische “Nacht darüber schlafen” ist durchaus üblich. Bei einem äußerst überzeugenden Bewerber schadet es aber auch nicht, schon eine Stunde nach dem Gespräch das erfreuliche Feedback mitzuteilen – besser lässt sich nicht vermitteln, dass man definitiv an einer Zusammenarbeit interessiert ist.

Alles in allem ist eine Time-to-Hire von maximal 14 Tagen anzustreben.

Junges IT Talent wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen.

Qualität statt Quantität

Durch die starke Fokussierung auf die Geschwindigkeit soll jedoch keinesfalls die Qualität auf der Strecke bleiben. Eine stetige und angemessene Kommunikation mit dem Bewerber ist ebenso wichtig wie dem Bewerber Spielraum zu geben, Vorstellungsgespräche aufgrund seines Terminkalenders verschieben zu können.

In der Praxis gehen allerdings Tempo und Qualität einher: Kurze Rückmeldezeiten und schnelle Terminfindungen – auch zu den Randzeiten – zeugen dem Bewerber gegenüber von Flexibilität, kurzen internen Wegen und hoher Wertschätzung. Die Optimierung der Time-to-Hire ist somit nicht nur ein Werkzeug, um den “Verlust” von hoch qualifizierten Bewerbern zu reduzieren. Auch die Außenwahrnehmung des Unternehmens profitiert davon.

Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Onlinebewertungen – Wie sie Mitarbeiter und Bewerber beeinflussen.

SPECTRUM Insight: Tipps wie diese können wir Ihnen geben, weil es sich dabei um unser alltägliches Geschäft handelt. Auch wir arbeiten laufend an der Optimierung unserer Time-to-Hire. Und es lohnt sich, denn unsere Kandidaten sind zufrieden und nicht nur unsere Recruitingprozesse, sondern auch die unserer Kunden haben wir im Rahmen unseres sogenannten Expert Recruiting+ und unserer Career Solutions, über die wir talentierte Nachwuchskräfte für Unternehmen gewinnen, qualifizieren und binden, nachweislich beschleunigt.

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