Die letzten Tage vor dem wohlverdienten Urlaub sind angebrochen und plötzlich trudelt eine Anfrage nach der anderen ein: „Ich brauche bitte schnell …“, „Könntest Du noch kurz …“. Wer kennt es nicht? Fast immer arten die letzten Stunden vor der Urlaubspause in purem Stress im Job aus, weil man alles erledigt haben will, um wirklich abschalten zu können. Ist diese Hürde überwunden, sammelt sich während der eigenen Abwesenheit jedoch so viel Arbeit an, dass nach der Rückkehr erst einmal hunderte Mails und ein vollgepackter Schreibtisch warten. Wer hier nicht strukturiert vorgeht, sieht sich schnell mit erneuter Überforderung und Stress konfrontiert. Die Erholung verpufft sofort. Wir geben 6 Tipps, die Situationen wie diese verhindern.
Stressfreie Urlaubsvorbereitung: So geht’s
1. Urlaub rechtzeitig ankündigen und Deadlines kommunizieren
Meist wird der Urlaub schon einige Wochen vorher geplant, eingereicht und genehmigt. Wer seine Kollegen und Vorgesetzten zwei Wochen und dann noch einmal eine Woche vor Beginn des Urlaubs auf die Abwesenheit aufmerksam macht und dabei Deadlines für eintreffende Aufgaben kommuniziert, kann den meisten kurzfristigen Anfragen aus dem Weg gehen. Außerdem sollte schon früh das im Urlaub anfallende Tagesgeschäft an andere Teammitglieder übergeben werden.
2. Kurzfristig eintreffende Aufgaben klug managen
Natürlich funktioniert Tipp Nummer 1 nicht zu 100%, denn es wird immer etwas Unvorhergesehenes geben. Hier liegt das Geheimnis im Umgang mit diesen To-Dos. Alles abarbeiten zu wollen, um nicht unzufrieden in den Urlaub zu starten, ist zu perfektionistisch. Stattdessen gilt es abzuwägen: Muss das wirklich noch erledigt werden? Kann es jemand anderes übernehmen? Oder kann es bis nach dem Urlaub warten? Wer ehrlich auf diese Fragen antwortet und den eigenen Perfektionismus ignoriert, wird fast alles delegieren oder aufschieben können.
SPECTRUM Tipp: Keinesfalls sollte man Aufgaben mit in den Urlaub nehmen, um sie auf der Reise oder weil man sowieso Zuhause bleibt zu erledigen. Urlaub dient der Erholung und ist gesetzlich vorgeschrieben. Natürlich ist dies bspw. für Führungskräfte, Geschäftsführer oder CEOs schwer umsetzbar, denn sie unterliegen der allgemeinen Erwartungshaltung ständiger Erreichbarkeit, doch auch oder gerade in höheren Positionen sollte das Risiko eines Burnouts nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
3. Stress im Job: Private Urlaubsvorbereitungen vorziehen
Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub muss abends noch die Wäsche gewaschen, der Koffer gepackt oder die Haustiere in die Pension gebracht werden. Wer jetzt lange vor dem Rechner sitzt, um den Schreibtisch und das Postfach zu leeren, gerät bei dem Gedanken an private Aufgaben immer mehr in Stress und braucht dadurch noch länger. Unser Tipp: Private Dinge so gut es geht schon in den Tagen davor erledigen! Das reduziert den Druck und schafft mehr Freiraum für eventuell längere Arbeitszeiten. Oder: Die Abreise in den Urlaubsort absichtlich erst für den zweiten Urlaubstag planen, um am ersten Tag alle privaten Dinge entspannt erledigen zu können.
Stressfreie Rückkehr aus dem Urlaub: So geht’s
1. Strukturiert abarbeiten
Aufgelaufene E-Mails, Chatnachrichten, Briefe oder Anrufe sollten vom Anfang bis zum Ende des Urlaubs systematisch gesichtet und geordnet werden, ohne direkt mit dem Abarbeiten anzufangen. Kommen währenddessen neue Aufgaben hinzu, reihen sich diese in die Liste ein – ebenfalls ohne sofortige Bearbeitung. Wie das funktioniert? Mit einer simplen Frage: Dauert diese Aufgabe länger als zwei Minuten?
Falls nein, wird sie sofort erledigt oder delegiert. Falls ja, wandert sie auf die To-Do Liste, geordnet nach Dringlichkeit.
Erst wenn alles fertig sortiert ist, wird eins nach dem anderen erledigt. Sich dabei aus der Ruhe bringen zu lassen bringt überhaupt nichts und resultiert nur in Stress.
SPECTRUM Tipp: Kommen viele Meetings dazwischen, zieht sich diese Phase eben etwas länger. Wichtig ist stets die transparente Kommunikation zum restlichen Team. Wissen diese, dass sich zahlreiche wichtige Aufgaben türmen, werden sie sicher Verständnis haben und abwarten. Immerhin waren sie selbst auch schon einmal im Urlaub!
2. Feste Termine zur Rück-Übergabe vereinbaren
Je nach Länge des Urlaubs sind zeitnahe Updates zu den Geschehnissen im Unternehmen essenziell, um schnell wieder Klarheit zu schaffen. Kurze Zeitslots, in denen Kollegen oder Mitarbeiter über vergangene Entwicklungen informieren und vorab übergebene Dinge zurückgeben, sollten daher parallel zur Aufgabenstrukturierung stattfinden.
3. Small Talk auf die Pause verlagern
Zurück im Job werden diverse Kollegen nach Urlaubseindrücken fragen, Fotos sehen wollen oder über ihre Erlebnisse während dieser Zeit sprechen. Das verkürzt die Arbeitszeit merklich und führt am Ende des Tages womöglich zu Frustration, wenn nicht ausreichend Zeit zur Strukturierung blieb. Besser ist eine freundliche Verschiebung des Small Talks auf die Mittagspause.
Wir wünschen wenig Stress im Job, viel Erfolg bei der Umsetzung und einen erholsamen Urlaub!
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