Starthilfe für neue Mitarbeiter: Welche Onboarding-Maßnahmen nicht fehlen dürfen

Erinnern Sie sich einmal: Bekamen alle Ihre neuen Mitarbeiter bisher an ihrem ersten Tag einen startbereiten Computer, ein einsatzfähiges Telefon und wurden vom direkten Vorgesetzten persönlich begrüßt? Was eigentlich selbstverständlich sein sollte, wird von vielen Unternehmen nicht praktiziert – und das, obwohl ein erfolgreiches Onboarding in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger wird. Oft hat man das Gefühl als wäre mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags alles erledigt, denn die Aufgabe wurde ja erfüllt: Der Mitarbeiter wurde an Bord geholt. Der sogenannte „Onboardingprozess“ geht jedoch viel weiter und seine Bedeutung sollte keinesfalls unterschätzt werden. Wir zeigen Ihnen, mit welchen einfachen Maßnahmen Sie strukturierte erste Arbeitstage gewährleisten und vorzeitige Kündigungen oder Demotivation vermeiden – damit Sie Ihr Recruiting nicht direkt wieder mit der Besetzung der gleichen Stelle beauftragen müssen.

Was genau ist Onboarding?

Der Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „das An-Bord-Nehmen“. Er bezeichnet alle Maßnahmen zur systematischen Einstellung und Einführung eines neuen Mitarbeiters in seinen Arbeits- und Einsatzbereich. Das Onboarding endet erst, wenn der neue Kollege sich fachlich und menschlich vollständig eingelebt hat und kann somit auch einmal die gesamte Probezeit in Anspruch nehmen. Ziel ist es, die neue Arbeitskraft vom ersten Tag an das Unternehmen zu binden.

Wieso ist das Onboarding wichtig?

Würden Sie sich wohl fühlen, wenn Ihr Vorgesetzter an Ihrem ersten Tag unangekündigt abwesend ist, Ihr neues Team noch nicht einmal informiert wurde, dass ein neuer Kollege kommt und Sie weder einen Computer noch ein Telefon zur Verfügung haben, geschweige denn eine strukturierte fachliche Einführung erhalten? Zugegebenermaßen ist dieses Beispiel ein wenig überzogen, doch selbst die Hälfte dieser Punkte reicht aus, um die am Morgen vorhandene Vorfreude innerhalb kürzester Zeit zu verlieren und eine mögliche Restunsicherheit zu verstärken. Hätten Sie noch besonders viel Lust am nächsten Tag wieder zurück zu kehren? Zufriedenheit, Motivation und Mitarbeiterbindung kommen auf diese Weise wohl kaum auf …

Langfristiger Erfolg hängt also nicht nur von einer schnellen Besetzung der offenen Stelle ab, sondern auch von der schnellen Integration und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter. Dabei sind die ersten Wochen entscheidend, um sie langfristig zu binden. Dies wird besonders vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels deutlich. Qualifizierte Fachkräfte haben heute mehr Optionen, den Arbeitgeber zu wechseln. Entpuppt sich das Unternehmen in der ersten Kennenlernphase als Flop, tun sich dem Bewerber bereits neue Möglichkeiten auf. Die Auswirkungen für den Arbeitgeber sind groß: Kündigt ein neuer Mitarbeiter bereits nach wenigen Tagen, sorgen Produktivitätsverluste und die Notwendigkeit eines erneuten Recruitingprozesses für hohe Kosten und großen Zeitverlust. Um nicht bares Geld zu verschenken, müssen Unternehmen neue Arbeitskräfte also mithilfe eines professionellen Onboardings vom ersten Tag an motivieren. Nur so können Mitarbeiter ihre Fähigkeiten zielführend einbringen, Verantwortung übernehmen und schließlich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Was bewirkt gutes Onboarding?

Richtig umgesetzt, führt das Onboarding zu einer ganzen Reihe positiver Erfahrungen beim Mitarbeiter, die dazu beitragen …

• … Unsicherheiten abzubauen
• … sich sozial in das Team einzugliedern,
• … die volle Arbeitsproduktivität schneller zu erreichen,
• … den Mitarbeiter längerfristig zu binden,
• … sich mit der Unternehmenskultur zu identifizieren,
• … Eigeninitiative, Motivation, Zufriedenheit und Weiterentwicklung zu fördern,
• … die Loyalität gegenüber dem Unternehmen zu erhöhen
• … den Arbeitgeber attraktiv zu finden und ihn weiterzuempfehlen,
• …

SPECTRUM Insight : Gerne berichten wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch von unseren langjährigen Erfahrungen dazu. In den letzten Jahren haben wir für uns wirksame Maßnahmen entwickelt, mithilfe welcher wir Mitarbeiter jeden Monat aufs Neue willkommen heißen und in den darauffolgenden Wochen integrieren. Dazu gehören auch unsere jungen Talente, die wir im Rahmen unserer Career Solutions für unsere Kunden rekrutieren und qualifizieren.

Wie gelingt erfolgreiches Onboarding?

In der Regel besteht das systematische Onboarding aus drei Phasen: Vorbereitung, Orientierung und Integration.

1. Vorbereitung

Zwischen der Unterzeichnung des Vertrages und dem ersten Arbeitstag liegt meist etwas Zeit. Diese kann gut für eine ganze Reihe an Vorbereitungen genutzt werden. Immerhin soll das Ganze nicht an schlechter Vorbereitung scheitern, sondern das Bild eines professionellen Arbeitgebers, der sich um seine Arbeitnehmer kümmert, vermittelt werden.

• Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter vorab verschiedenste Informationsmaterialien zum U

  nternehmen zur Verfügung. Vom Unternehmenshandbuch bis hin zu Broschüren eignet sich hier alles, was eine erste Orientierung gibt, aber gleichzeitig nicht überfordert.

• Weisen Sie unbedingt darauf hin, dass entweder der bisherige Ansprechpartner oder ein neuer für aufkommende Fragen zur Verfügung steht …

• Beauftragen Sie die Beschaffung aller notwendigen Arbeitsmaterialien und richten Sie den Arbeitsplatz für das neue Unternehmensmitglied vollständig ein (z.B. (Mobil-)Telefon, PC, E-Mailadresse, IT-Berechtigungen, Visitenkarten, Schreibutensilien, Schlüssel, etc.)

• Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan für den neuen Mitarbeiter. Reservieren Sie Zeitslots für dessen Einarbeitung und Betreuung und beziehen Sie dabei ruhig andere Mitarbeiter ein, von welchen er oder sie Nützliches lernen kann. Auch die Benennung eines Kollegen als „Betreuer“, der in der Zeit der Einarbeitung für jegliche Fragen zur Verfügung steht, empfiehlt sich unbedingt.

• Legen Sie schon jetzt alle Feedbacktermine für die Dauer der Probezeit fest.

• Informieren Sie alle Kollegen/Betroffenen über das neue Teammitglied, dessen Funktion und den Zeitpunkt des Eintritts.

2. Orientierung

Die zweite Phase beginnt am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und soll ihn in seine Funktion und Aufgaben einführen. Hier lernt er das Un

ternehmen, das Kollegium, die Tätigkeiten, die Organisation und Abläufe kennen.

• Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter unbedingt persönlich und vermitteln Sie so Ihre Wertschätzung. Verstärken lässt sich dies noch durch einen Blumenstrauß oder ein kleines Willkommenspaket am Arbeitsplatz. Schon vermeintliche Kleinigkeiten können hier zu positiven Erfahrungen führen und viel bewirken.

• Führen Sie den Neuankömmling durch das Gebäude und zeigen Sie ihm beispielsweise alle wichtigen Abteilungen, Büros, die Toilette, den Pausenraum, Besprechungsräume, die Küche, den Raucherraum und natürlich den Arbeitsplatz. Stellen Sie auch die neuen Kollegen vor und weisen Sie ihm seinen „Betreuer“ zu.

• Bevor sich der neue Mitarbeiter direkt in die Abarbeitung erster Aufgaben stürzt, wird ein ausführliches Erklärungsgespräch geführt. Dabei geht es nicht nur um organisatorische Fakten rund um die Abläufe, die Organisation, die Erwartungen der Vorgesetzten oder konkrete Aufgaben, sondern auch um kulturelle Themen wie beispielsweise Verhaltenskodizes, Dresscoderegelungen, Werte und vieles mehr. Durch das Beseitigen dieser bisherigen Unklarheiten kann die Gefahr von Frustration und Unzufriedenheit deutlich minimiert werden. Der Mitarbeiter fühlt sich schnell sicher, lernt die Unternehmenskultur kennen, erfährt, was von ihm erwartet wird und hat das Gefühl, einen bedeutenden Beitrag im Unternehmen leisten zu können.

• Händigen Sie eine Mappe zum Nachlesen aus, in der die vorher vermittelten Informationen übersichtlich zusammengefasst sind. Inhalte können z.B. ein Lageplan, ein Organigramm mit Fotos, Namen und Funktionen der Kollegen, eine Auflistung der ersten Meilensteine, eine Zusammenstellung der Unternehmenswerte, Leitfäden und ähnliches sein.

• Integrieren Sie den neuen Kollegen in den nächsten Tagen sozial, werteorientiert und fachlich. Bei der Einführung spielen sowohl andere Kollegen als auch der Betreuer, das HR und der Vorgesetzte eine wichtige Rolle. Ermöglichen Sie ihm, sich schnell und gut in das Team zu integrieren, sich der Unternehmensphilosophie anzupassen und vermitteln Sie ihm das benötigte faktische Wissen. Inhaltlich sollte es sich bspw. um die Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens, EDV-Einweisungen und erste Aufgaben drehen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie den neuen Mitarbeiter weder unter- noch überfordern. Wer gut eingearbeitet wird, macht weniger Fehler und arbeitet leistungsfähiger.

• Führen Sie nach der ersten Woche ein Feedbackgespräch. Bei Bedarf können Fragen geklärt, Schwierigkeiten aus dem Weg geschafft oder tiefere Einarbeitungen in bestimmte Bereiche veranlasst werden.

SPECTRUM Tipp: Alle unsere neuen Mitarbeiter verbringen ihren ersten Tag an unserem Hauptstandort in Stuttgart. An diesem besonderen Tag nehmen wir uns viel Zeit, um uns gegenseitig kennenzulernen. Dabei überladen wir den neuen Mitarbeiter nicht von der ersten Minute an mit fachlichen Informationen, sondern versuchen, den Tag dafür zu nutzen, eine erste Verbindung aufzubauen. Und wir können nur sagen: Es lohnt sich! Vor allem die jungen Generationen benötigen dabei besondere Vorgehensweisen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Worauf es wirklich ankommt – Generation Y und Z auf dem Arbeitsmarkt.

3. Integration

Etwa ab dem dritten Monat beginnt die letzte Phase des Onboardingprozesses. Die Integrationsphase dient dazu, die bereits vorhandene Bindung weiter zu vertiefen. Der Mitarbeiter hat sich eingelebt und kennt die wichtigsten Kollegen, Abläufe, Strukturen und Philosophie. Nun soll er mehr Verantwortung übernehmen und Initiative ergreifen.

Unterstützende Maßnahmen können sein:

• Einführungsveranstaltungen
• Informationstage
• Workshops
• Teambuildings
• Arbeitsgruppen- oder Projektmitarbeit
• Weiterbildungsangebote
• Netzwerkveranstaltungen
• Feedbackgespräche
• …

Fazit

Kurzfristig kostet ein strukturierter Onboardingprozess zwar viel Zeit und Energie, doch geben Sie Ihrem Mitarbeiter heute die Zeit und die Wertschätzung, die er benötigt und verdient, um sich in das Team zu integrieren, wird sich dies langfristig auszahlen. Denn wer einen Beitrag leisten kann, sich wohl fühlt und sich vom ersten Tag an geschätzt fühlt, kann viel eher eine positive Bindung zum Unternehmen aufbauen. Die Wahrscheinlichkeit, am ersten Tag seine Entscheidung zu bereuen oder gar an eine Kündigung zu denken, nimmt durch ein systematisches Onboarding deutlich ab. Auch wenn die Mitarbeiterfluktuation dadurch nicht vollständig aufgehalten werden kann, kann sie zumindest reduziert werden.

Weitere hilfreiche Tipps zum Thema Talentbindung gibt unser Beitrag Talente binden – 5 Tipps für das Talentmanagement.

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