Prioritätensetzung und Rollenmanagement im Berufsalltag – Was wir von Eisenhower lernen können

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Jeder Arbeitsalltag bringt neue Herausforderungen. Doch wie wird eine Führungskraft den zahlreichen Aufgaben, die im Unternehmen ununterbrochen auf sie zukommen, am besten gerecht? Durch das konsequente Orientieren an Prioritäten bei der täglichen Arbeit. Geradezu provokativ wird in so manchen Coachings behauptet: „Es gibt überhaupt keine Zeitprobleme, sondern nur Prioritätenprobleme“. Wenngleich eine solche Behauptung natürlich nicht der Komplexität eines Berufsalltags Rechnung trägt, so beinhaltet sie dennoch im Kern eine einfache Wahrheit: Wenn uns eine Angelegenheit besonders wichtig ist, finden wir für sie fast immer noch ein Zeitfenster.

Von großen und kleinen Kieselsteinen

Wie gelingt es einer Führungskraft, sich im Arbeitsalltag an den „richtigen“ Prioritäten zu orientieren? Hierzu eine kleine Anekdote, deren genauer Ursprung nicht überliefert ist und von welcher es verschiedene Versionen gibt:

Ein Professor hielt einst vor Top-Managern eine Vorlesung über sinnvolle Zeitplanung. Er führte daraufhin ein kleines Experiment durch und stellte hierzu einen großen Glaskrug auf das Pult, welchen er etwa mit einem Dutzend großen Kieselsteinen bis an den Rand auffüllte. Schließlich fragte er die Manager, ob der Krug nun voll sei und man antwortete ihm einstimmig mit „Ja“. Daraufhin befüllte er die noch freien Stellen im Krug mit kleineren Kieselsteinen und fragte erneut, ob der Krug nun voll sei, worauf er mehrheitlich die Antwort „Wahrscheinlich nicht“ erhielt. Infolgedessen kippte der Professor zunächst Sand in den Krug und füllte diesen im Anschluss auch noch bis zum Rand mit Wasser. Zuguterletzt fragte er seine Zuhörer, was sie Wichtiges aus diesem Experiment lernen konnten. Ein selbstsicherer Manager meinte schließlich: „Dass wir immer noch etwas einschieben können, wenn wir es wirklich wollen – selbst wenn unser Terminkalender schon bis zum Rand voll zu sein scheint?“. Der Professor schüttelte daraufhin entrüstet den Kopf und entgegnete: „Entscheidend ist dies: Wenn Sie die großen Kieselsteine nicht zuerst in den Krug legen, werden Sie später niemals alles hineinbekommen“!

Ein Haufen Kieselsteine in einem Flussbett.

Wie in dieser Geschichte bereits anklingt, sollte eine Führungskraft wissen, welche Aufgaben die „großen Kieselsteine“ in ihrem Arbeitsalltag sind. Diese gilt es, im Verhältnis zu den übrigen Anforderungen prioritär zu behandeln. Denn wenn hingegen der Fokus zunächst auf den Kleinigkeiten liegt, dann verbringt eine Führungskraft ihre Arbeitszeit fast ausschließlich mit Kleinigkeiten und hat schlussendlich kaum Zeit mehr für die wirklich wichtigen Dinge.

Prioritäten setzen mithilfe der Eisenhower-Box

Wie findet man heraus, was in der jeweiligen Arbeitssituation zur jeweils passenden Zeit zu tun ist? Grundsätzlich gilt: Bereits die Unterscheidung zwischen „dringlich“ und „wichtig“ kann hierbei weiterhelfen. Schließlich sind manche Arbeitsaufgaben wichtig und dringlich (nachfolgend als A-Thema bezeichnet), während andere Angelegenheiten wiederum wichtig, aber nicht dringlich (B-Thema) bzw. dringlich, aber nicht wichtig (C-Thema) oder sogar keines von beidem sind (D-Thema). Diesem Schema folgt die sogenannte „Eisenhower-Box“ – ein Ordnungsprinzip, mit dessen Hilfe bereits der damalige US-Präsident Dwight David Eisenhower seine Amtsgeschäfte wahrgenommen haben soll. Daraus ergibt sich die nachfolgende Matrix zur Entscheidungsfindung:

Gemäß der Eisenhower-Box gibt es vier Arten von Themen, die jedem Beschäftigten im Arbeitsalltag fortwährend begegnen und die unterschiedlich behandelt werden sollten:

  1. A-Themen: Hierzu zählen alle Arten von Krisen. Diese gilt es natürlich, sofort in Angriff zu nehmen.
  2. B-Themen: Hier geht es schwerpunktmäßig um die Erstellung von Plänen und Strategien. Auch die Notwendigkeit von physischer und psychischer Regeneration sollte dies bezüglich berücksichtigt werden, wobei auch die persönliche Sinnfindung eine bedeutsame Rolle (→ „große Kieselsteine“) spielt.

Eine Hand die eine ToDo-Liste auf einem Block schreibt.

  1. C-Themen: Hier geht es weitestgehend um Routine-Aufgaben. Wichtig ist, dass der Beschäftigte diese steuert und, sofern möglich, delegiert, damit dieser sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.
  2. D-Themen: Da sämtliche Aufgaben bzw. Inputs in diesem Bereich per se als unwichtig und nicht dringlich gelten, sollte man sich mit diesen auch nicht befassen.

Grundsätzlich sollten sich Führungskräfte, so der Management-Experte Stephen Covey, vorwiegend mit A- und B-Themen auseinandersetzen. Schließlich reduziere bereits eine gewissenhafte und regelmäßige Bearbeitung von B-Themen die Anzahl an potenziellen A-Themen (Krisen). Da jedoch viele Beschäftigte in Leitungspositionen Informationen ständig weitergeben und erläutern müssen, ist ihnen ein solcher priorisierender Arbeitsfokus häufig nicht möglich. Merken Sie sich also: Lassen Sie sich nicht von den mannigfaltigen Informationszwängen in Ihrem Unternehmen steuern, sondern steuern Sie den Informationsfluss!

Selbst- und Rollenmanagement

Jeder Mensch spielt zu jeder Zeit und in jeder sozialen Interaktion eine bestimmte Rolle. Ganz im Sinne des berühmten Zitats von William Shakespeare: „Die ganze Welt ist eine Bühne“. Unter einer Rolle versteht man im Allgemeinen eine Art Bündel an Erwartungen, Verhaltensweisen und Werten, die auf den Rollenträger einwirken und diesem dabei ein gewisses Maß an persönlichem Spielraum ermöglichen. Im Laufe des Arbeitsalltags gilt es für Beschäftigte, mehrmals die Rollen zu wechseln. Besonders Führungskräfte neigen hierbei häufig dazu, wesentliche Rollenaspekte der einen Rolle (beispielsweise der Rolle des Vorgesetzten) in eine andere – beispielsweise in die gerade aktuelle – Rolle zu übertragen und diese dadurch zu verzerren. Im Arbeitsalltag benötigen wir daher hinreichend Zeit, um uns in die jeweils geforderte Rolle rasch einfinden zu können. Vor allem der Wechsel zwischen einem beschleunigten und entschleunigten Arbeitstempo bedingt einen effizienten Rollenwechsel. Ein rollenspezifisches Selbstmanagement will daher gelernt sein.

Glücklicher Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz wird gefilmt.

Bei SPECTRUM sehen wir uns tagtäglich mit den Herausforderungen eines schnellen Wachstums konfrontiert. Das daraus resultierende Aufkommen neuer Themen und Ideen macht die Fähigkeit zur gezielten Priorisierung für alle unsere Führungskräfte unumgänglich. Im Arbeitsalltag kann – ebenso wie im Privatleben – einfach nicht alles gleichermaßen wichtig sein. Priorisieren wir nicht richtig, mündet unsere Arbeit in endlosen Schleifen und Berge unerledigter Meilensteine türmen sich auf. Wer mit einem Unternehmen erfolgreich sein will, muss Prioritätensetzung und Rollenmanagement beherrschen. 

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