Es ist nie leicht Abschied zu nehmen, doch wenn, dann bitte richtig. Und zwar in Form eines organisierten Offboardings! Onboarding-Leitfäden findet man mittlerweile in immer mehr Unternehmen. Diese umfassen meist einen Plan für die Einarbeitung in verschiedene Themen, die technische Ausstattung sowie Einführung und möglicherweise eine Geschenkbox, gefüllt mit Utensilien für den Büroalltag, versehen mit dem Firmenlogo.
Aber was versteckt sich eigentlich hinter dem sogenannten Offboarding und wieso wird dieses oftmals außer Acht gelassen? Denn auch hier liegt viel Potenzial, welches häufig ohne Grund verschenkt wird. Im Gegensatz zum Onboarding wird das Offboarding von Mitarbeitern schnell vergessen, vernachlässigt oder nicht einmal ernst genommen. Wir zeigen die Relevanz eines sauberen Offboardings auf und geben Tipps zur Umsetzung.
Was wird unter dem Begriff Offboarding verstanden?
Der Begriff Offboarding, auch als Exit-Management bekannt, bezeichnet im HR einen organisierten Austritt eines Mitarbeitenden aus einem Unternehmen. Das übergeordnete Ziel des Offboardings ist es, für den austretenden Mitarbeiter eine anhaltend positive Atmosphäre zu schaffen. Denn nicht nur der erste Eindruck zählt, auch der letzte Eindruck eines Unternehmens ist prägend.
Es wird zwischen dem technisch-organisatorischen bzw. systematischen Prozess und dem emotionalen und sozialen Prozess unterschieden. Diese umfassen beispielsweise die Rückgabe der Unternehmensgeräte oder auch das Interview am Ende der Arbeitszeit, um weitere Informationen und Learnings von dem austretenden Mitarbeiter zu aggregieren.
Kann ein Unternehmen beide Prozesse problemlos meistern, steht einem gelungen Offboarding nichts im Wege.
Relevanz des Offboardings – Was hat das Unternehmen davon?
Da die entsprechenden Prozesse Zeit und Mühe verlangen, stellt sich schnell auch die Frage, welche Relevanz diese haben und welche Vorteile das Unternehmen hiervon hat.
Das Offboarding dient zunächst dazu, dass alle offenen Fragen des Mitarbeitenden geklärt sind. Zudem geht es um die Rückgabe von Unternehmensgeräten, Schlüsseln oder Zugangskarten. Ein strategisch durchgeführter Offboarding-Prozess stellt sowohl eine Sicherheit für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen dar. Außerdem trägt es dazu bei, dass die Mitarbeiterbindung verbessert und die Mitarbeiterfluktuation verringert wird. Wenn Ihre derzeitigen Mitarbeiter wissen, dass Sie sich von der Einstellung bis zur Abschiedsfeier um sie kümmern, werden sie das Gefühl haben, dass das Unternehmen voll in sie investiert. Dies fördert die Loyalität und kann zu einer geringeren Fluktuation beitragen.
Weitere Punkte, welche für die Relevanz des Offboardings sprechen:
- Spiegelt die Unternehmenskultur wider.
- Welche Werte werden im Unternehmen gelebt?
- Wer seine Mitarbeitenden wertschätzt, zeigt dies auch beim Abschied.
- Nur so wird die Unternehmenskultur richtig gelebt
- Guter Abschied prägt die Reputation des Unternehmens und lässt auch ehemalige Mitarbeitenden gut über das Unternehmen sprechen.
- Konstruktiver Abschied kann für die zukünftige Zusammenarbeit positiv sein.
- Kooperationen sind in der Zusammenführung von Kunden, Mitarbeitenden und Unternehmen aus verschiedenen Bereichen hilfreich und fördernd.
- Ehemalige Angestellte könnten nach einer weiteren Jobstation zurückkehren.
Der Abschied eines Mitarbeiters birgt somit viel mehr Potenzial als zunächst gedacht. Aber wie kann dieser Prozess konkretisiert werden?
Offboarding Checkliste
Eine Offboarding-Checkliste für Ihr Unternehmen könnte wie folgt aussehen:
- Kündigung oder Austritt des Mitarbeitenden formal festhalten und akzeptieren
Wenn ein Mitarbeiter freiwillig aus dem Unternehmen ausscheidet, muss er dem Arbeitgeber eine Kündigung zukommen lassen. Um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten, sollten Vorgesetzte und Personalabteilung das Kündigungsschreiben förmlich annehmen.
- Den Austritt frühzeitig kommunizieren
Eine proaktive, interne Kommunikation stärkt die Position des Arbeitgebers und verringert die Verunsicherung im Team. Außerdem wird ein möglicher Flurfunk bereits vorab unterbunden. Für die interne Vermittlung der Information kann ein unternehmensweiter Kommunikationskanal (bspw. MS Teams) verwendet werden, allerdings sollte eine solche Vorgehensweise unbedingt von persönlichen Gesprächen zwischen den jeweiligen Vorgesetzten und ihren Teams begleitet werden. In diesem Zuge sollten Sie unbedingt Unsicherheiten im Team verringern: Wie geht es weiter? Wird die Position direkt im Anschluss wieder besetzt?
- Wissenstransfer planen
Das Wissen des Mitarbeitenden sollte dokumentiert oder weitergegeben werden. Im Optimalfall ist die entsprechende Stelle bereits besetzt, bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sodass eine saubere Übergabe stattfinden kann. Alternativ können zur Dokumentation How-Tos und Beschreibungen für den Nachfolger erstellt werden. Hierdurch werden aufkommende Fragen und die Arbeitslast des bestehenden Teams eingedämmt.
- Unternehmensassets einfordern
Fordern Sie alle ausgegebenen Unternehmensgeräte ein, welche zu Beginn oder während der Anstellung ausgegeben wurden.
- Systemzugänge und Rechte einschränken und entziehen
Planen Sie den Austritt technisch und organisatorisch ein. Alle Online-Zugänge sollten eingeschränkt und alle Rechte im bestehenden System entzogen werden.
- Unternehmensstruktur und Informationen aktualisieren
Aktualisieren Sie alle Informationen über den Mitarbeitenden in der Organisationsstruktur und in der Online-Präsenz des Unternehmens.
- Finale Gehaltsabrechnung und Klärung offener Rechnungen
Klären Sie die finanziellen Details, einschließlich ausstehender Beträge und der endgültigen Zahlungsmodalitäten.
- Austrittsgespräch führen
Die Wirksamkeit von Austrittsbefragungen wird zwar oft diskutiert, aber sie können zu guten Erkenntnissen darüber führen, was in Ihrem Unternehmen funktioniert und was nicht. Entscheidend ist, die Fragen im Interview kurz und knapp zu halten, Ehrlichkeit zu fördern und die Daten zu nutzen, um zu verhindern, dass zukünftige Leistungsträger Ihr Team verlassen.
- Arbeitszeugnis und Austrittsdokumente vorlegen
Rechtlich gesehen sind Sie verpflichtet, ausscheidenden Arbeitnehmern eine Dienstbescheinigung, Informationen über das letzte Gehalt und Kopien des Arbeitsvertrages auszuhändigen, falls dies gewünscht wird. Wenn Sie ausscheidenden Mitarbeitern ein Referenzschreiben aushändigen, hinterlässt dies einen guten letzten Eindruck und erleichtert ihnen die Rückkehr.
- Danken und wertschätzen Sie den Austretenden
Mitarbeitende haben in ihrer Arbeitszeit viel Energie und Aufwand in deren Stelle investiert. Danken Sie Ihren Mitarbeitern.
- Einbindung des ehemaligen Mitarbeiters in eine Alumni-Gruppe
Führen Sie ein Alumni-Programm. Die ehemaligen Angestellten sind so immer noch mit dem Unternehmen verbunden und können sich austauschen. Auf diese Weise kann der Kontakt gepflegt werden und Ehemalige mit dem Unternehmen in Kontakt bleiben. Dies bietet ebenfalls die Möglichkeit, ehemals Angestellte zu einem späteren Zeitpunkt zurückzugewinnen.
SPECTRUM Insight: Neben den beschriebenen Prozessen können der Checkliste auch weitere optionale Punkte hinzugefügt werden. Beispielsweise planen wir bei SPECTRUM ein Abschiedsgeschenk, wenn uns ein Mitarbeitender verlässt. Zusätzlich gibt es ein kleines Treffen, bei welchem der Mitarbeitende sich von allen Kollegen gebührend verabschieden kann.
Zusammenfassend: 3 Vorteile eines guten Offboardings
Durch einen gut geplanten Abschiedsprozess können sich einige Vorteile für das Unternehmen ergeben:
- Ein langanhaltend gutes Bild des Unternehmens hinterlassen
Durch einen Offboarding-Prozess werden ehemals Angestellte auch noch weiterhin gut über das Unternehmen sprechen – vorausgesetzt der Prozess ist gut geplant und korrekt in die Unternehmenskultur eingebunden. Einen guten Arbeitgeber wird man sicherlich weiterempfehlen. Ob dies Freunde, neue Kunden oder möglicherweise Arbeitssuchende sind, bleibt offen. Stichwort: Employer Branding.
- Wertvolle Informationen und Einsichten aggregieren
Durch ein gut gestaltetes Abschluss-Interview können viele Einsichten in das Unternehmen gewonnen werden. Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es in diesem Team oder Projekt? Eine ehrliche Meinung und Einschätzung eines ehemaligen Mitarbeiters können zur Optimierung von Prozessen beitragen.
- In Kontakt und konform bleiben, um zu lernen
Auch nach dem Austreten aus dem Unternehmen kann ein ehemaliger Mitarbeiter guten Input geben. Dies passiert am besten über eine Alumni-Gruppe, in welcher mithilfe gezielter Kommunikationsmaßnahmen ein interessanter Austausch gefördert wird. Dies bietet großes Potenzial, um Verbesserungen voranzutreiben.
Fazit
Es ist wichtig, bereits während der Beschäftigung einen Grundstein für ein gutes Offboarding vorzubereiten und dies in seiner Unternehmenskultur zu leben. Das umfasst z.B. ein Arbeiten auf Augenhöhe, welches eine grundsätzliche Vertrauensebene schafft und so ein reibungsloses Offboarding vorbereitet. Außerdem entstehen Synergien, welche Verbesserungsmöglichkeiten für das Unternehmen und die Mitarbeitenden bietet. Weiterhin sollten die organisatorischen Prozesse gut geplant sein, sodass sich der Mitarbeitende auch beim Abschied wohlfühlt und sein gelerntes Wissen weitergibt oder dokumentiert, um das dieses im Unternehmen zu halten.
Ein gutes Offboarding kann so nicht nur für den Mitarbeitenden eine angenehme Atmosphäre schaffen, sondern auch dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.
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