Das Home Office erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Vor allem mit dem Eintritt der Generation Y & Z ins Berufsleben streben immer mehr Menschen nach individuellen Arbeitsmodellen und einer Work-Life-Balance. Als Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels attraktiv zu bleiben bedeutet, sich Trends anzupassen und Regeln zu entwickeln, die ein optimales Zusammenarbeiten ermöglichen. Wo viele Menschen Home Office mit dem Arbeiten im Schlafanzug auf der Couch oder gar im Bett verbinden, hat der Arbeitgeber hinsichtlich dieser externen Arbeitsplätze bestimmte Pflichten und Voraussetzungen zu erfüllen und kann einem Mitarbeiter im Zweifel die Arbeit von zu Hause sogar verbieten. Die folgenden Besonderheiten sollten Arbeitgeber beachten.
Die wichtigsten Regelungen fürs Home Office
Bevor den Mitarbeitern die Heimarbeit erlaubt wird, sollten ein paar Grundregeln beachtet und einige Details geklärt werden. So kann ein reibungsloser Arbeitsablauf ermöglicht werden.
- Der Arbeitgeber muss die Möglichkeit zum Home Office nicht gewähren – weder teilweise noch ganz. Auch garantiert eine frühere Erlaubnis dem Arbeitnehmer keinen dauerhaften Anspruch, denn diese kann jederzeit wieder aufgehoben werden.
- Beschäftigte, die nicht regelmäßig von zu Hause arbeiten, sollten die Absicht frühzeitig ankündigen. Das hilft dabei sich organisatorisch (zum Beispiel für Meetings) darauf einzustellen.
- Um die Erreichbarkeit der Mitarbeiter während der Arbeitszeit sicherzustellen, sollten die Mitarbeiter angeben wann sie mit der Arbeit zuhause beginnen, wann sie ihre Pause planen und wann sie in den Feierabend gehen.
- Für die Arbeit außerhalb des Büros sollten außerdem einige technische Vorbereitungen getroffen werden. Dazu zählt die Installation von Collaboration-Tools wie Skype oder Microsoft-Teams, aber auch der Zugriff auf das Netzlaufwerk (z.B. über ein VPN), das Email-Postfach oder andere für den Job benötigte Tools.
- Das Unternehmen darf einen Mitarbeiter nicht zur Heimarbeit zwingen. Selbst wenn bspw. ein Firmenstandort aufgelöst wird, bedarf es der Zustimmung des Arbeitnehmers, seine privaten Räumlichkeiten für die Arbeit zu nutzen.
Kosten
Wer übernimmt die Kosten für das Home Office und muss der Arbeitgeber tatsächlich „Miete“ zahlen?
Das hängt stark vom Einzelfall ab. So muss z.B. zwischen Laptop- und Telefon-Arbeit in geringem Umfang und einem echten Heim-Arbeitsplatz unterschieden werden. Benötigt ein Mitarbeiter für die Ausübung seiner Arbeit bspw. lediglich ein Telefon und einen Laptop, muss der Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten erstatten. Der Mitarbeiter stellt die privaten Räumlichkeiten für gelegentliche Telefonate u.ä. kostenfrei zur Verfügung. Ein gutes Beispiel hierfür sind Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten.
Anders kann es sein, wenn der Mitarbeiter überwiegend im Home Office arbeitet und kein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht. In diesem Fall ist der Arbeitgeber für Geräte und Equipment zuständig, welches zur Ausübung der Tätigkeit benötigt wird. Zudem kann es im Einzelfall sein, dass dem Mitarbeiter eine anteilige Miete für die Nutzung des Raumes gezahlt wird. Der Arbeitgeber übernimmt dann anteilig Strom, Gas und Miete oder zahlt ihm eine Kostenpauschale für die Raumnutzung.
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Arbeitsschutz und Ruhezeiten
Wird der Arbeitsplatz regelmäßig und dauerhaft genutzt, gelten die Arbeitsschutzbestimmungen auch für das Home Office. So müssen beispielsweise Vorgaben zu Büromöbeln, Raumgröße, Beleuchtung, Bildschirm, Tastatur und Software erfüllt werden. Die Einhaltung der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen muss dabei regelmäßig vom Arbeitgeber geprüft werden. Das bedeutet auch, dass der Beschäftigte dem Arbeitgeber Zutrittsrecht zur Wohnung einräumen muss. In einer Vereinbarung ist zu regeln wer die Wohnung betreten darf und wie lang dies im Voraus (außer in dringenden Fällen) anzukündigen ist.
Ebenso gilt grundsätzlich das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) für die Arbeit von Zuhause. Demnach darf ein Beschäftigter maximal acht Stunden pro Tag arbeiten. Bei über sechs Stunden Arbeit ist eine 30-minütige Pause, bei über neun Stunden eine 45-minütige Pause einzulegen. Zudem muss zwingend die elfstündige Ruhezeit zwischen der Beendigung der Arbeit eines Tages und dem Beginn der Tätigkeit am nächsten Tag eingehalten werden. Gibt es einmal mehr zu tun, darf auf 10 Arbeitsstunden am Tag erhöht werden, vorausgesetzt die Mehrarbeit wird innerhalb von sechs Monaten wieder ausgeglichen.
Datensicherheit
Auch die IT-Sicherheit und der Datenschutz müssen nach der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden und ein abgesicherter Zugang gewährleistet werden. Dazu zählt auch der Schutz von Betriebsgeheimnissen. Die Gestaltung der Vorgaben und Maßnahmen hängt dabei vom Einzelfall ab. Zum Beispiel kann der Arbeitgeber die Mitnahme sensibler Daten nach Hause untersagen oder eine reine dienstliche Nutzung bestimmter IT-Systeme vorschreiben.
SPECTRUM Tipp: Eine klare schriftliche Vereinbarung kann bei regelmäßiger Heimarbeit durchaus sinnvoll sein. Um Konflikten vorzubeugen bietet es sich an, die Home Office-Regelung mit dem jeweiligen Mitarbeiter individuell schriftlich zu dokumentieren. An wie vielen und welchen Tagen darf von zuhause gearbeitet werden? Wann soll der Arbeitnehmer erreichbar sein? Gibt es eine Befristung für die Gewährung des Home Office? …
Fazit
Gründe gegen die klassische Büroarbeit und für das Home Office gibt es viele. Umweltbewusstsein, Familienfreundlichkeit, Flexibilität, höhere Motivation und Leistungsbereitschaft sind einige davon. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels können Unternehmen sich als attraktiven Arbeitgeber für die jungen Generationen anbieten und vor allem kleine Betriebe und Mittelständler können sich mithilfe flexibler Arbeitsmodelle von den großen Konzernen abheben.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, indem wir talentierte Nachwuchskräfte und berufserfahrene Experten für Ihr Unternehmen gewinnen, binden und obendrein noch für Ihren individuellen Bedarf qualifizieren.
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