Wenn die Stunden dahin rinnen und Du Dich fragst „Wo ist die Zeit geblieben?“, bist Du höchstwahrscheinlich Opfer von Zeitverschwendung geworden. Meist bemerkst Du es erst, wenn der Tag bereits vorbei ist und der Berg an Aufgaben nicht kleiner geworden ist. Das bedeutet Stress. Wir stellen Dir die Top 5 Zeitfresser des Studien- bzw. Berufsalltags vor und zeigen Dir, wie Du sie umgehst – auch wenn netflixen mehr Spaß macht als lernen.
Das Problem: Der Tag hat nur 24 Stunden
Eine Sache können wir alle besonders gut: Zeit verschwenden. Egal ob es um das Pauken für die nächste Klausur, das Schreiben einer Hausarbeit oder To Dos im Beruf geht, auf die man einfach keine Lust hat. Im Alltag begegnen uns zu viele Faktoren, die ablenken und uns unproduktiv werden lassen. Da kommen schon einmal ein paar Stunden zusammen, die einem das Zeitmanagement verhageln. Gefühlt war man den ganzen Tag aktiv, erledigt hat man aber trotzdem nicht alles. Wer nicht gerade den Zeitdruck benötigt, um die eigene Prokrastination zu besiegen, ist schnell unzufrieden und liefert obendrein mangelhafte und verspätete Ergebnisse.
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Die Ursachen: Das sind die Top 5 Zeitfresser
1. Unsinn
Es mag hart klingen, doch manche Dinge und Aktivitäten, welchen Du tagtäglich nachgehst, sind unnötig und überflüssig! Schauen wir uns beispielsweise das Thema „Meetings“ an: Im Job oder auch im Studium verbringst Du etliche Stunden in der Woche in Besprechungen, Lerngruppen oder Vorlesungen. Natürlich sind diese nicht alle für die Katz, doch einen Teil davon könntest Du Dir sicherlich sparen.
Weniger und produktivere Meetings sollten die Lösung sein. Ähnlich verhält es sich mit dem Telefonieren. Mit den Großeltern, Kollegen, Kunden oder Kommilitonen zu quatschen macht sicherlich Spaß oder muss mal sein, doch langatmige und ziellose Gespräche kosten Zeit! Definiere daher am besten eine persönliche Maximaldauer, die Du an einem Tag für Telefonate aufwenden kannst, und beende sie dementsprechend. Offene Kommunikation trifft fast immer auf Verständnis: „Ich muss heute noch eine wichtige Präsentation vorbereiten.“ Im Ausnahmefall darf es aber auch mal eine Notlüge sein. Gegen einen wichtigen Termin kann nämlich kaum jemand etwas sagen. Kurzum: Lerne, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.
2. Perfektionismus
Du bist ein absoluter Detailliebhaber? Dann hast Du einen weiteren der Top 5 Zeitfresser an der Backe. Du wendest zu viel Zeit für einzelne Aufgaben auf und verrennst Dich im Detail. Natürlich ist eine gesunde Portion Perfektionismus gut, doch drei Stunden To Dos zu ordnen oder sich zwei Stunden von einer zur nächsten Seite zu googlen, um sich dann auch noch auf YouTube zu verlieren, ist keinesfalls verhältnismäßig. Auch wer alles drei Mal überprüft, korrigiert und anpasst, verliert unheimlich viel Zeit. Dabei würde in den meisten Fällen eine oder maximal zwei Korrekturrunden ausreichen.
SPECTRUM Tipp: Was nicht unbedingt am selben Tag finalisiert werden muss, kann über Nacht wunderbar reifen. Besonders nachmittags oder abends hat man einfach nicht mehr die Konzentration für einen gründlichen Check. Lass die Aufgabe in diesem Fall liegen und beschäftige Dich am nächsten Morgen noch einmal mit klarem Kopf damit.
Überlege Dir vorher, ob Perfektionismus für eine anstehende Aufgabe notwendig ist oder Dich eher ausbremst. Um produktiv zu sein, benötigst Du ein klares Ziel: Wieviel Aufwand ist nötig? Wann ist das Ergebnis ausreichend? Reichen z.B. auch 80%? Wie detailliert muss es sein? Andernfalls wird Dir diese Eigenschaft Deinen Zeitplan immer wieder durcheinanderwerfen.
3. Planungslosigkeit & Prioritätenmangel
Wer in den Tag hineinlebt und nicht aufpasst, verliert ganz schnell den roten Faden. Von Deadline zu Deadline zu leben funktioniert eine Zeit lang ganz gut, doch irgendwann reißt Dich dieser Strudel in die Tiefe. Nur noch Terminen hinterher zu hetzen, macht niemandem Spaß. Zudem geht ein derartiges Verhalten auch Kollegen oder Kommilitonen schnell auf die Nerven. Sie müssen sich auf Dich verlassen können! Teile Deine Zeit daher gut und vor allem ausreichend ein.
SPECTRUM Insight: Für das effiziente Abarbeiten von To Dos gibt es verschiedenste Hilfsmittel, die Du nutzen kannst. Bei SPECTRUM haben wir vor einiger Zeit die Methode „Getting Thins Done“ kennengelernt. Zwar bedarf diese einer recht aufwendigen Justierungsphase, doch wer sie einmal richtig in den Alltag implementiert hat, will sich in der Regel nicht mehr davon trennen. Und das Beste: Sie lässt sich sowohl im Berufs- und Studien- als auch im Privatleben anwenden.
Ein weiterer wichtiger Teil der Aufgabenplanung ist das Priorisieren. Du wirst nicht alles schaffen, was Du zu tun hast und hättest. Im Normalfall wirst Du von allen Seiten mit neuer Arbeit überschüttet, für die die zur Verfügung stehenden Zeit nie ausreicht. Der Kalender und die To-Do-Liste platzen aus allen Nähten. Um hier nicht die Nerven zu verlieren, musst Du Prioritäten setzen! Was ist am Wichtigsten und muss zuerst erledigt werden? Was hat noch Zeit?
SPECTRUM Tipp: Oft neigt man dazu, die Aufgaben zu machen, die einem Spaß machen oder die besonders leicht sind. Das ist fatal! Fokussiere Dich auf die Dinge, die wichtig sind und zeitnah erledigt werden müssen – auch wenn es unbequemer ist. Danach fühlst Du Dich herrlich befreit.
4. Ablenker
E-Mails checken, mit den Kollegen oder Kommilitonen plauschen, das Smartphone zur Hand nehmen, im Internet surfen, anderen helfen, Streamingdiensten lauschen, …
Das alles sind gefährliche Zeitfresser, die Dich von Deiner Arbeit abhalten. Definiere Dir daher feste Timeslots, in denen Du Deine E-Mails und Nachrichten auf dem Smartphone checkst oder in der Kaffeepause einen kurzen Smalltalk führst. Außerhalb dieser Zeit schaltest Du das E-Mailprogramm ab oder stellst das Smartphone auf lautlos! Auch wenn Du es denkst: Du musst nicht immer und überall für jeden erreichbar sein! Zeiten festzulegen, in denen Du nicht gestört werden möchtest, sind absolut legitim.
5. Multitasking
Multitasking ist es ebenfalls einer der Top 5 Zeitfresser. Auch wenn es manche besser können sollen als andere, ist es wenig zielführend und die Konzentration nimmt schnell ab. Wer sich auf eine Sache fokussiert, schafft mehr und qualitativ besser als jemand, der versucht so viel wie möglich gleichzeitig zu erledigen und sich dabei noch verzettelt. Zudem begünstigt paralleles Arbeiten Fehler und Fehler sind zeitaufwendig.
Versuchst Du trotzdem alles gleichzeitig anzugehen, weil Du bspw. zu viel zu tun hast, wären wir wieder beim Thema Planung und Priorisierung
Fazit
Jeder hat mit seinen ganz eigenen Zeitfressern zu kämpfen. Welche Deine Top 5 Zeitfresser sind ist einerseits abhängig vom externen Umfeld, andererseits von der eigenen Arbeitsweise. Möchtest Du aufhören, Deine Zeit sinnlos zu verpulvern, ist das kein Hexenwerk. Mit einfachen Maßnahmen wie einem guten Zeitplan, Prioritätensetzung und offener Kommunikation lassen sich die Ursachen Schritt für Schritt bekämpfen. Verschwinden werden sie jedoch nie, denn es werden hin und wieder neue Zeitfresser auftauchen, die den Kampf gegen die Zeitverschwendung zu einem langfristigen Prozess machen. Entwickle daher ein inneres Alarmsystem zur Früherkennung und Du wirst Deinen Aufgaben entspannter entgegentreten.
SPECTRUM Tipp: Zeitfresser zu eliminieren heißt nicht, keine Ruhepausen mehr haben zu dürfen. Es ist ok, abends vor dem Fernseher zu sitzen oder ein Buch zu lesen. Du musst nicht 24 Stunden am Tag herumhüpfen, um der produktivste Mensch der Welt zu sein. Im Gegenteil: Irgendwann lässt die Konzentration nach. Pausen sind also unheimlich wichtig. Auf die richtige Menge Freizeit kommt es an!
In diesem Sinne: Viel Spaß beim Finden und Optimieren Deiner persönlichen Top 5 Zeitfresser! Hast Du Lust auf viele weitere solcher Tipps, begleiten wir Dich gerne bei Deinem Berufseinstieg. Bewirb Dich einfach für unser außergewöhnliches Traineeprogramm und profitiere von zahlreichen Schulungen. In unserem Jobportal findest Du alle offenen Stellen. Oder abonniere unseren Junge-Talente-Newsletter und erhalte jeden Monat interessante Beiträge für das Studium, die Bewerbungsphase und den Berufseinstieg. Jetzt registrieren
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