Mithilfe unseres täglichen Begleiters WhatsApp tauschen wir kurze Nachrichten im Abstand von Millisekunden mit Freunden und Familie aus. Auch mit den meisten Kollegen, sofern sie im Umgang mit dem Smartphone nicht absolut unbegabt sind, ist die Kommunikation über WhatsApp oder andere im geschäftlichen Umfeld populäre Chatdienste kein Problem. Doch im Berufsleben kommunizieren wir auch mit dem Chef, Kunden, Geschäftspartnern oder Dienstleistern und hierzu kommt neben dem Telefon immer noch die alt bewährte E-Mail zum Einsatz. Für sie gelten ganz andere Regeln als für das alltägliche chatten. Gerade im Praxissemester, der Werkstudententätigkeit oder beim Berufseinstieg können daher einige Stolperfallen auftauchen. Wir zeigen Dir, worauf Du beim Verfassen einer E-Mail achten solltest.
So oldschool: Geht’s nicht moderner?
Warum schreibt man immer noch E-Mails und nutzt nicht einfach WhatsApp, iMessage, Telegramm oder eine andere „moderne“ Alternative?
Zum einen hat sich die E-Mail einfach über eine lange Zeit etabliert und ihre Pole-Position gibt sie so schnell wohl nicht auf. Zum anderen hat sie enorme Vorteile gegenüber anderen Kurznachrichtendiensten.
Die E-Mail wirkt von Haus aus professioneller als eine Chatnachricht. Sie eignet sich hervorragend, um sich schnell mit externen Ansprechpartnern auszutauschen, der Kollegin die ersehnte Excel-Tabelle zuzuschicken oder einen Termin zu planen. Sie ist ein rundum geeignetes Mittel, um mit dem Arbeitsumfeld zu kommunizieren. Um den Überblick zu behalten, können E-Mails in diversen Unterordnern sortiert werden, denn schon 30 Nachrichten können ein Postfach unübersichtlich werden lassen.
Zudem kann eine Nachricht problemlos plattformübergreifend versendet werden. Das heißt, man ist nicht abhängig davon, welchen Kurznachrichtendienst das Gegenüber verwendet. Die Nachricht kommt einfach immer an. Und eine E-Mailadresse hat selbst in Zeiten von WhatsApp & Co. schließlich jeder.
SPECTRUM Insight: Innerhalb der SPECTRUM nutzen wir einen geschäftlichen Chat, über welchen wir mit lustigen Smileys und GIFs mit unseren Kollegen kommunizieren. Extern dominiert der E-Mail-Verkehr. Trotzdem ist die E-Mail auch intern nicht wegzudenken. Irgendwie verschickt man „wichtige Informationen“ immer noch auf die altbewährte und gefühlt „offiziellere“ Weise. Mal sehen, ob sich das irgendwann ändern wird …
How To: So wird eine E-Mail geschrieben
Meist nimmt man sich für das Schreiben einer E-Mail mehr Zeit als für das Tippen einer Kurznachricht. Man achtet auf die Anrede, die Grammatik und die Form. Hier unsere Tipps:
1. Die Anrede
Bei WhatsApp & Co. lässt man gerne die Begrüßung komplett weg und fokussiert sich nur auf das Wesentliche. Man achtet weder auf Satzzeichen noch auf Groß- und Kleinschreibung. Doch bei einer E-Mail ist die Anrede sehr wichtig.
Mit dem Klassiker „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“ liegt man nie falsch. Diese Anrede ist sehr höflich und wird gerne für ältere Vorgesetzte, Neukunden oder Behörden verwendet. Für einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden klingt sie jedoch wie eine fast lieblos getippte Floskel. Eine schöne Alternative zum Klassiker ist daher „Liebe/r …“ als kurze, freundliche, warmherzige Begrüßung.
In der heutigen Zeit, in der Gender-Equality eine große Rolle spielt, ist aber auch „Guten Morgen/Tag/Abend, Vorname Nachname“ als neutrale Anrede en vogue. Mit dem Weglassen der Anreden Herr und Frau, bringt man sich nicht in die Bredouille, jemanden mit dem falschen Gender anzusprechen. Dies wirkt für den Empfänger meist sehr rücksichtsvoll und wird als positiv wahrgenommen.
Nach der Anrede folgt ein Absatz, d.h. Du beginnst den Hauptteil Deiner E-Mail in einer neuen Zeile.
2. Der Hauptteil
Der eigentliche Inhalt der E-Mail ist kurz und präzise zu schreiben, da in der Berufswelt niemand Zeit hat einen Roman zu lesen. Dennoch ist es wichtig, den Inhalt nicht nur mit rohen Fakten zu überladen, sondern ihn etwas auszuschmücken, um dem Empfänger der Mail das Lesen zu erleichtern.
SPECTRUM Tipp: Greife dazu beispielsweise die Worte des Empfängers aus einer vorherigen Mail auf (sofern es eine gibt) und baue sie mit schlauem „Copy and Paste“ in Deine Nachricht ein. Mit dem Verwenden der gleichen Ausdrucksweise signalisierst Du dem Gegenüber, dass Du Dich nicht übergeordnet fühlst und vermeidest Missverständnisse. Natürlich funktioniert das auch mit dem Aufgreifen des letzten Telefonats.
Um Deinen Hauptteil übersichtlich zu gestalten, setzt Du Absätze dort, wo der Inhalt sich ändert, d.h. wenn ein Satz thematisch nicht zum vorherigen passt.
3. Die Verabschiedung
Zum Schluss solltest Du zwei Absätze machen und eine höfliche Grußformel verwenden. Die Art der Verabschiedung hängt wie bei der Anrede von der angesprochenen Person ab. Für fremde Empfänger ist ein „Mit freundlichen Grüßen“ angebracht. Bei Personen, die Du bereits besser kennst, wie z.B. langjährige Dienstleister oder Kunden, kannst Du dagegen mit „Viele Grüße“ abschließen. Kollegen haben durchaus mal ein „Liebe Grüße“ verdient. Danach folgen ein weiterer Absatz und Dein Vor- und Nachname sowie ggf. Deine Signatur. Für Kollegen reicht eventuell auch Dein Vorname.
Darüber hinaus lassen sich über dieser Formulierung je nach Tages- oder Jahreszeit herzliche Wünsche einbauen:
- Ihnen/Dir einen schönen Abend
- Ihnen/Dir eine schöne Restwoche
- Ihnen/Dir eine schönes Wochenende
- Ihnen/Dir frohe Weihnachten/Ostern/…
- …
SPECTRUM Tipp: Achte beim Schreiben darauf, niemals Dich, sondern immer den anderen in den Vordergrund zu stellen. „Ich wünsche …“, „Ich sende Ihnen …“, „Ich hoffe …“ interessieren den Empfänger wenig. Er fühlt sich wertgeschätzter, wenn er selbst im Mittelpunkt steht.
4. Beispiel
Und hier natürlich noch ein Beispiel:
Guten Tag Herr Müller,
hatten Sie einen angenehmen Urlaub und konnten sich gut erholen?
Anbei finden Sie die telefonisch angeforderte Datei.
Viele Grüße
Axel Stein
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